Blog: Die wahre Nummer eins im Unternehmen?

Die wahre Nummer eins im Unternehmen? 

Wer ist eigentlich dafür verantwortlich, dass die Herren der Geschäftsleitung pünktlich mit kompletten Unterlagen an den Meetings erscheinen? Wer organisiert Flüge, macht Online-Checkins und arrangiert Treffen mit alten Bekannten am Abend in der fremden Stadt? Multitasking ist noch das wenigste, was die Assistentin des Geschäftsführers von heute beherrschen muss. Im Coaching mit der Assistentin des CEOs eines internationalen Konzerns mit Sitz in der Schweiz wird schnell klar, war für einen Profi ich hier vor mir habe.  

Sie ist eine Person, die zu jedem Zeitpunkt für Ihren Chef da ist, ihm alle Informationen liefert und zusammenträgt. Sie ist sein Sprachrohr und hält ihm den Rücken frei, damit er sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.  Sie  erinnert ihn an den Geburtstag seiner Frau, das Abholen der Kinder (oder übernimmt es grad selbst, falls er noch in einem Meeting ist), organisiert Blumen, wenn er zu spät nach Hause kommt und einen wichtigen Jahrestag vergessen hat, kauft die Jogging Schuhe, weil er in der Mittagspause Sport machen will und fährt ihn, wenn er den gebuchten Chauffeur gerade wieder mal nicht mag, auch Freitags zur Rushhour 200 Kilometer durchs Land.  

Ein Ausfall mit Folgen

Keine leichte Aufgabe, denn der Chef kennt keine Gnade und will Erreichbarkeit rund um die Uhr. Er verlässt sich auf sie, egal zu welcher Uhrzeit oder in welcher technischer Angelegenheit. Sie ist die Mittelsfrau, die immer eine Idee haben muss, an die gewünschten Infos und Personen heranzukommen, damit er bekommt, was er braucht. Das erfordert viel Organisationstalent, Hartnäckigkeit und Autorität.  

Wie es denn sei, eine solche Position zu besetzen, quasi die starke Frau hinter dem Chef zu sein, ohne die Lorbeeren zu kassieren, wollte ich wissen. Schnell war klar, dass es dazu eine grosse Portion Leidenschaft für den Job braucht und dies kein einfaches Unterfangen ist. Der Druck ist gewaltig und die Erwartungen sehr hoch. 

Anerkennung? „Naja, er weiss schon, was er an mir hat“, tönt es fast ein wenig vertraut. “Für meine Firma wäre es schlimmer, meine Assistentin würde tot umfallen, als wenn ich von einem Tag auf den andern nicht mehr da wäre”, so die Aussage eines Unternehmers. Die Fäden in den Händen hat sie, sieht die Zusammenhänge und ist überall involviert. 

Ist diese Zusammenarbeit also eine WIN-WIN Situation? Es tönt gerade, als stünden täglich frische Blumen auf dem Schreibtisch.

WIN-WIN ist es nur, wenn Du Deine eigene Linie durchziehst

Der Job ist heute anders als früher. Was früher mit viel Status und Privilegien verbunden war, ist heute längst nicht mehr so. Genau wie alle anderen fasst sie frühmorgens die Doc-In Station und sucht sich einen Arbeitsplatz. So ist sie gleich für mehrere Manager zuständig - von ihr unterteilt in "Topshots" und eben “die anderen”. Das hat im Alltag mit dem Setzen von Prioritäten zu tun. Dringend und wichtig für den “Topshot” ist nicht das Selbe wie dringend und wichtig für den HR Manager, auch wenn der sich gerade verhält, als ginge es um Leben und Tod.

 "Ich nehme alles mit der gleichen Freundlichkeit entgegen" - sagt sie lächelnd. In welcher Reihenfolge ich dannach alles ausliefere, entscheide ich selbst".  

Wichtig sei, einen klaren Kopf zu behalten, den Fokus auf dem zu halten, was gerade prioritär ist. Die Assistentin ist Dreh- und Angelpunkt und wenn sie ins Rotieren kommt, kann man sich vorstellen, was die Auswirkungen sind. Klar geht es nicht darum, den Chef zu führen, doch ihm immer einen Gedankengang voraus zu sein, ist sehr wichtig für die funktionierende Zusammenarbeit.  

Wie kommt jemand, der dermassen Dienstleistungsorientiert ist auf seine eigenen Kosten? 

Wie kann er seine Energie einteilen, wenn er ständig für alle andern da sein muss?  

Als Mutter und Unternehmerin kann ich sehr gut nachvollziehen, was die Anforderungen an einen solchen Job sind. Ich weiss genau wie es ich anfühlt, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, dabei zu lächeln und den Wünsche meiner Liebsten sowie die der Kunden und Geschäftspartner gerecht zu werden. 

Was also sind die Punkte, an denen man sich ein Stückchen Freiheit und eigenen Boden unter den Füssen schaffen kann:  

Nein sagen - nicht nach dem Motto, "Nein ist ein ganzer Satz", sondern im Sinne von "Nein, das mache ich nicht, dafür biete ich jedoch folgende Alternative, die das Problem auch lösen wird".  Das funktioniert ganz prima, weil wir so das Problem, welches wir uns durch das Nein sagen beim anderen schaffen, erst gar nicht kreieren und nicht in einem weiteren Schritt gegen den Widerstand unseres Gegenübers antreten müssen. 

Die eigenen Ansprüche immer wieder überdenken und reflektieren: Muss ich wirklich vor dem Chef im Büro sein und lange nach ihm gehen? Flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsmodelle laden dazu ein. Doch man muss sie nutzen, auch wenn das heisst, einmal erst um 11:00 Uhr vormittags ins Büro zu kommen und die Reiseorganisation von zu Hause aus zu erledigen.  

Prioriäten setzen: Wichtig und Dringend ist nicht das Gleiche wie nicht wichtig, aber dringend. Letzteres kann delegiert werden, genauso wie "nicht wichtig, nicht dringend" ignoriert werden kann.  

Sich selber Gutes tun: Es sind nicht Wenige, die in dieser Position in einer Burnout Klinik (oft in der selben wie der Chef) landen. Auf die Signale zu achten und sich selbst Sorge zu tragen, ist ganz wichtig und erfordert Eigeninitiative. 

 

Nur wer sich selbst Sorge trägt kann diesen Job auf die Dauer machen. Geht die Freunde daran verloren, wird man schnell austauschbar. Haben Sie selbst bereits solche Erfahrung gemacht? Wir freuen uns, wenn Sie darüber berichten und uns teilhaben lassen.